Управлінська звітність. Частина 1

Початківцям фінансистам або директорам, щоб зібрати результати діяльності своїх підприємств часто потрібна риба звітності, саме управлінської звітності, яка б допомогла правильно і об'єктивно оцінити фінансовий стан і результати роботи. У більшості літератури саме цієї риби і немає. Це пояснюють особливістю діяльності кожної фірми, що необхідна індивідуальна настройка - це все так, але уніфіковану форму за аналогією з бухгалтерським обліком все ж можна створити. У наступному циклі статей ми спробуємо коротко визначити основні види звітів і процес побудови бюджетування на підприємстві.

Для початку визначимо мету звітів. При побудові будь-якої системи головне не піти в нетрі. Дуже часто доводиться стикатися з цілою купою звітності, яка за підсумком нічого не контролює і не несе ніякої важливої інформації, внаслідок зміни бізнес процесу або морального старіння самої звітності. Але маса людей із завидною постійністю продовжує витрачати час на її заповнення, хоча в разі не отримання менеджментом даної інформації, це ніяк не відіб'ється на діяльності компанії.

Отже, мета будь-якої звітності - це коротка інформаційна довідка в цифрах про стан активів або зобов'язань підприємства. Інформація в звітності може бути планова - розрахунки на майбутнє, або фактична - відображається те, що вже відбулося. Будь-яка звітність - це цифрове відображення підсумків бізнес-процесів, як всередині підприємства, так і зовні. Бізнес процес по роботі бухгалтерії в звітності відобразиться витратами на утримання адмінперсоналу, оптимізація документообігу приведе до оптимізації витрат на утримання адмінперсоналу, тобто це відображення в управлінській звітності внутрішнього бізнес-процесу. Бізнес-процес з продажу або закупівель та звітність за їх результатами - це відображення зовнішнього бізнес-процесу. Таким чином, щоб правильно побудувати звітність треба правильно визначити повний бізнес-процес, тоді звітність буде містити повну фінансову інформацію і буде об'єктивною. Якщо звітність буде побудована на обрізаному бізнес-процесі, то для аналізу у вас будуть не об'єктивні дані, і рішення винесені на підставі таких даних будуть свідомо помилкові.

Користувачами управлінської звітності можуть бути менеджери різних рівнів, фінансисти і економісти. Залежно від рівня підприємства - це може бути одна людина або десятки людей. Незалежно від кількості користувачів у кожного перерахованого вище користувача будуть свої вимоги до інформації, що міститься в управлінській звітності. Тому розробляючи управлінську звітність ми повинні орієнтуватися на бізнес-процеси і користувачів. Правильно визначивши повний цикл бізнес-процесу ми дамо максимальну інформацію по ньому, а розуміння кінцевого споживача дасть нам відповідь в якій формі подавати дану інформацію. І найголовніше, звіт не повинен бути перевантажений інформацією. Саме тому систематично треба переглядати управлінську звітність на предмет того - а чи потрібна ще ця інформація? чи не є вона вже зайвою? чи впливає ця цифра на принципове прийняття рішення користувачем? Якщо відповіді на всі ці питання будуть максимально чесними, то ваша управлінська звітність завжди носитиме актуальний характер, а головне - завжди буде зручна у використанні користувачами.

Управлінська звітність, як і бухгалтерська або статистична може складатися з різного набору звітів, але вершиною всіх цих звітів були є і будуть - Звіт про прибутки і збитки, Баланс та Звіт про рух грошових коштів. Ці звіти включають в себе всі бізнес-процеси підприємства, як внутрішні, так і зовнішні. Вони дають інформацію "в цілому", якщо ми говоримо про факт або дають орієнтир на майбутнє, якщо говоримо про планові показники (докладніше про смислове навантаження даних звітів читайте в статті "Що обрати Бюджет Cash Flow або Бюджет P & L?"). Тому статті даних звітів повинні містити тільки найбільш важливі для вас статті, в кінці цієї статті дано посилання на всі три звіти. Вам важливо проаналізувати зазначені статті, визначити для себе наскільки вони підходять для діяльності саме вашого підприємства і відредагувати "під себе".

Але, для роботи в повсякденній діяльності компанії потрібні більш докладні звіти, які висвітлюють тільки часткові бізнес-процеси і, якими зможе користуватися тільки певне коло користувачів. Створення і приклади, яких ми розглянемо в наступних статтях.