Коли починати бюджетування?
Питання про створення процесу бюджетування на підприємстві зазвичай піднімається, коли починають виникати перебої з платежами. Тому найчастіша асоціація з бюджетуванням - це бюджет руху грошових коштів (БРГК) або CF. Однак, бюджетування компанії - це набагато більш велика діяльність, ніж тільки фінансове планування. Основною функцією бюджету підприємства є контроль за виконанням поставлених планових показників. Аналіз відхилень контрольних показників дасть розуміння "слабких" місць у бізнес-плануванні діяльності компанії.
Наприклад, із запланованого обсягу продажів ми можемо отримати дані про:
- Дохідну частину, для Бюджету Доходів і Витрат (БДР) і плану надходжень для БДДС.
- витратну частину, у вигляді собівартості для БДР і видаткової частини в плані закупівель сировини і матеріалів в БРГК.
- витратну частину на фонд оплати праці прямих робочих для БДР і видаткової частини для БДДС про виплату ФОП.
- витратну частину по податках для БДР і план оплати податків для БДДС.
І це тільки верхівка, адже є ще постійні витрати, потреба в ремонтах, обслуговуванні, маркетингової активності та багато іншого. Планування як дохідної частини діяльності підприємства, так і витрат дасть точки контролю для бюджету. Які, в свою чергу, спочатку вчать нас правильно планувати, а після дають можливість контролювати і своєчасно коригувати прийняття рішень на підприємстві.
Критично важливі фактори при постановці процесу бюджетування
Одним з ключових завдань фінансового планування є розподіл виплат і надходжень грошових коштів, документ, який дасть оцінку правильності фінансового планування - є фактичне виконання бюджету. Тому планування і бюджетування - це взаємопов'язані процеси.
Однак, варто зазначити, що є ряд факторів, які є критично важливими для реалізації (до старту впровадження) Бюджетування:
- Облік. Тільки на базі детального і прозорого обліку можлива побудова системи бюджетування. Облік дасть розуміння поточних ресурсів і зобов'язань компанії, і відповість на питання про можливість реалізації планів без залучення зовнішніх ресурсів або, якщо вони знадобляться, то на який обсяг може розраховувати компанія.
- Чіткий поділ функцій усередині підприємства, налагодження бізнес-процесів, що дозволить зменшити збої в операційній діяльності та, відповідно, тимчасові / фінансові втрати.
- Наявність сформульованих цілей, оцифровка яких стане основою для бюджетів. Мета "Хочу більше" не піддається оцифруванню, і тому робить таку мету недосяжною.
Хочеться акцентувати увагу на пункті про необхідність обліку, для цілей бюджетування - безумовно можна пробувати "як є", але потрібно також розуміти, що від якості обліку безпосередньо залежить кількість спроб для попадання в ціль при плануванні, а це витрачає найцінніший ресурс - час.
Результати бюджетування для компанії
Коли процеси фінансового планування і бюджетування запущені в компанії, то плоди цих процесів наступні:
- Процес бюджетування побудований так, що одна людина не зможе його осилити, тому потрібна комунікація всіх підрозділів компанії і всіх співробітників усередині одного підрозділу. Одним з результатів бюджетування є більш налагоджений процес комунікації всередині компанії.
- У процесі фінансового планування компанія розглядає не тільки оптимістичний, але і песимістичний план розвитку діяльності, тому побудова бюджету дасть можливість - нівелювати касові розриви; регулювати ріст / падіння кредиторської заборгованості; розподілити податкове навантаження; спланувати завантаження виробництва та інше. Тобто знайти свій максимально оптимальний шлях досягнення фінансової стабільності та незалежності.
- Бюджет є засобом постановки KPI (Key Performance Indicator) для менеджерів компанії. Результат виконання бюджету показує розуміння менеджера цілей компанії і його можливості їх досягти.
- Підвищує компетентність менеджерів і співробітників компанії. В процесі бюджетування співробітники для побудови оптимального шляху змушені застосовувати все більш нові методи роботи, які дадуть позитивний результат і він буде відображений в виконаному бюджеті. Тому процес бюджетування проходить в постійному навчанні співробітників і підвищенні їх компетентності щодо роботи компанії.
- Тільки на підставі бюджету ви зможете здійснювати контроль за результатами діяльності компанії.
Ми маємо багатий досвід в організації процесу бюджетування і бізнес-планування на різних підприємствах, ми буде раді поділитися з Вами нашими знаннями. Позитивний досвід впровадження систем бюджетування на підприємствах агроиндустрии, кабельних операторів, ритейл, виробництво сувенірної продукції, ресторанний бізнес.