Бізнес-процеси

Менеджмент і бізнес-процеси підприємства

 

З впровадженням автоматизації в діяльність підприємства виникла необхідність узгодження діяльності машини і людини. Адже на відміну від людини, машина не може відходити від строго заданих алгоритмів роботи. Саме для цього і необхідний опис бізнес-процесів - дати опис послідовних дій працівників для визначення оптимальної послідовності проходження процесу роботи з виведенням певного алгоритму роботи. Таким чином, описані бізнес-процеси призводять до Регламентації діяльності підприємства, так як часткова або повна автоматизація вимагає чітких регламентів роботи співробітників.

На практиці одна з причин невдач при автоматизації обліку складається саме в неузгодженості дій між структурами підприємства. Коли в бізнес-процесі беруть участь люди, то ці неузгодженості не так помітні, так як людина може "обходити" певні процедури. Машина ж не може, вона повинна виконувати чіткий алгоритм, тому коли відбувається збій в надходженні певної інформації, в певний час, ми не отримуємо той результат, який очікували.

Необхідно пам'ятати, що перед менеджментом компанії не завжди стоїть одна мета - отримати максимальний прибуток, але і цілі іншого порядку більш "духовні". Це якість продукту, якість обслуговування, дружній колектив та інше. Тому описані бізнес-процеси цінні завдяки багатьом факторам:

  • Цілісна картина процесів, де видно всі огріхи.
  • Фактичний функціонал співробітників.
  • Наявність "вузьких" місць.
  • Дубляжі у функціях і цикли.

Ці дані можна використовувати для оптимізацій, перерозподілу функціонала, формування KPI, формування потреби в інвестиціях, і інше. Описані бізнес-процеси дозволяють піднятися над ситуацією і тим самим допомогти в її вирішенні.

 

Чому бізнес-процеси необхідно описувати?

 

Бо не описаний бізнес-процес як би "не існує". Поки ви не зробили опис процесу (будь то процес поставки товару, переміщення між складами і т.д.) - ви його не бачите і він не має чіткої структури, він знаходиться в постійних змінах і коригування тих працівників, які в ньому задіяні. І це буде до тих пір, поки ви його не опишете. Поки не встановити чіткі форми і потім зарегламентуєте чіткий порядок проходження даного процесу.

Хотілося б відзначити, що опис процесу будь-якого рівня від калькулювання продукту до його продажу - це не відірвана від життя дія, а саме взята з життя і поліпшена. Тобто опис будь-якого бізнес-процесу вимагає активної участі всіх, хто в ньому задіяний. Найчастіше вже на стадії тільки опису усуваються найбільші збої даного процесу. Згодом, коли бізнес-процес описаний і має графічне представлення, візуальне уявлення полегшить аналіз і його подальшу оптимізацію.

 

Підхід до опису бізнес-процесів підприємства

 

У описі будь-якого процесу на підприємстві враховують такі компоненти:

  • Результат. Будь-який бізнес-процес не може тривати вічно і на виході він повинен мати цілком зрозумілий результат. Тому при описі обирається оптимальний шлях проходження процесу, щоб процес не став нескінченним або не потрапив в цикл. 
  • Точність і повнота. Так як в описі будь-якого бізнес-процесу є графіка, то всі підпроцеси описуються точно і стисло, щоб не перевантажувати візуальне сприйняття. У той же час не допускаються пропуски в описі процесів - всі працівники та операції, які безпосередньо задіяні в описуваному процесі, обов'язково повинні бути відображені. Саме тому написання бізнес-процесів підприємства є робота творча, так як змушує балансувати і шукати оптимальний варіант подання.
  • Зрозумілість. Виходячи з перших двох пунктів випливає третій - зрозумілість. При описі бізнес-процесів використовується зрозуміла всім учасникам процесу риторика і набір термінів і скорочень. Незалежно від кінцевого формату опису процесів, будь то запис у блокноті або громіздка схема в нотації IDEF0 - менеджмент, який в подальшому буде використовувати записи, зможе без додаткових роз'яснень все зрозуміти. 

 

Маючи на підприємстві описані бізнес-процеси ви зможете більш грамотно управляти, як трудовими, так і матеріальними ресурсами підприємства. Також їх наявність значно скоротить і полегшить автоматизацію будь-якої ділянки діяльності.

Напрактиці,опис бізнес-процесів зводиться до чотирьох основних етапів: збір інформації, інтерпретування в графіку, аналіз актуальності побудованої моделі, робота зі змінами (в тому числі оптимізацією).

  • Збір інформації відбувається шляхом інтерв'ювання співробітників, збору даних облікових систем, аналізу роботи в діючих системах підприємства, які згодом інтегруються в єдиний інформаційний блок.
  • Інтерпретування в графіку або розробка графічного представлення бізнес-процесу - основний етап опису, на початку якого проводиться аналіз і зіставлення показань з різних джерел, потім вибирається оптимальна модель представлення і розробляється кінцева схема бізнес-процесу із зазначенням взаємозв'язків, залучених ресурсів і задіяних механізмів.
  • Аналіз актуальності побудованої моделі бізнес-процесу є обов'язковим етапом, тому що повертає всіх учасників процесу до початку опису і дає внести корективи, які "на словах" були не так очевидні, як в структурованому вигляді. На виході з етапу з'являється точний й актуальний опис бізнес-процесу підприємства. 
  • Робота зі змінами - невід'ємна функція співробітників підприємства, яка приходить з появою описаних бізнес-процесів. В описі будь-якого процесу немає фінальної версії - кожен процес повинен регулярно переглядатися на предмет актуальності існуючих умов. 

 

Стабільність проходження процесів згідно з описаними алгоритмами досягається шляхом точного розподілу відповідальності і регулярного контролю. Інструменти для реалізації таких функцій підбираються відповідно до потреби підприємства і менеджменту. Для невеликих підприємств доречно використання онлайн документів, Google завдань і Бітрікс24, для великих - доречніше 1С: Документообіг, який був би інтегрований з системою обліку. Але, незважаючи на гадану різницю в масштабі інструментів, кожне підприємство вимагає ретельного підбору такого інструментарію.

 

бізнес-процеси