З впровадженням автоматизації в діяльність підприємства виникла необхідність узгодження діяльності машини і людини. Адже на відміну від людини, машина не може відходити від строго заданих алгоритмів роботи. Саме для цього і необхідний опис бізнес-процесів - дати опис послідовних дій працівників для визначення оптимальної послідовності проходження процесу роботи з виведенням певного алгоритму роботи. Таким чином, описані бізнес-процеси призводять до Регламентації діяльності підприємства, так як часткова або повна автоматизація вимагає чітких регламентів роботи співробітників.
На практиці одна з причин невдач при автоматизації обліку складається саме в неузгодженості дій між структурами підприємства. Коли в бізнес-процесі беруть участь люди, то ці неузгодженості не так помітні, так як людина може "обходити" певні процедури. Машина ж не може, вона повинна виконувати чіткий алгоритм, тому коли відбувається збій в надходженні певної інформації, в певний час, ми не отримуємо той результат, який очікували.
Необхідно пам'ятати, що перед менеджментом компанії не завжди стоїть одна мета - отримати максимальний прибуток, але і цілі іншого порядку більш "духовні". Це якість продукту, якість обслуговування, дружній колектив та інше. Тому описані бізнес-процеси цінні завдяки багатьом факторам:
Ці дані можна використовувати для оптимізацій, перерозподілу функціонала, формування KPI, формування потреби в інвестиціях, і інше. Описані бізнес-процеси дозволяють піднятися над ситуацією і тим самим допомогти в її вирішенні.
Бо не описаний бізнес-процес як би "не існує". Поки ви не зробили опис процесу (будь то процес поставки товару, переміщення між складами і т.д.) - ви його не бачите і він не має чіткої структури, він знаходиться в постійних змінах і коригування тих працівників, які в ньому задіяні. І це буде до тих пір, поки ви його не опишете. Поки не встановити чіткі форми і потім зарегламентуєте чіткий порядок проходження даного процесу.
Хотілося б відзначити, що опис процесу будь-якого рівня від калькулювання продукту до його продажу - це не відірвана від життя дія, а саме взята з життя і поліпшена. Тобто опис будь-якого бізнес-процесу вимагає активної участі всіх, хто в ньому задіяний. Найчастіше вже на стадії тільки опису усуваються найбільші збої даного процесу. Згодом, коли бізнес-процес описаний і має графічне представлення, візуальне уявлення полегшить аналіз і його подальшу оптимізацію.
У описі будь-якого процесу на підприємстві враховують такі компоненти:
Маючи на підприємстві описані бізнес-процеси ви зможете більш грамотно управляти, як трудовими, так і матеріальними ресурсами підприємства. Також їх наявність значно скоротить і полегшить автоматизацію будь-якої ділянки діяльності.
Напрактиці,опис бізнес-процесів зводиться до чотирьох основних етапів: збір інформації, інтерпретування в графіку, аналіз актуальності побудованої моделі, робота зі змінами (в тому числі оптимізацією).
Стабільність проходження процесів згідно з описаними алгоритмами досягається шляхом точного розподілу відповідальності і регулярного контролю. Інструменти для реалізації таких функцій підбираються відповідно до потреби підприємства і менеджменту. Для невеликих підприємств доречно використання онлайн документів, Google завдань і Бітрікс24, для великих - доречніше 1С: Документообіг, який був би інтегрований з системою обліку. Але, незважаючи на гадану різницю в масштабі інструментів, кожне підприємство вимагає ретельного підбору такого інструментарію.