Бизнес-процессы

Менеджмент и бизнес-процессы предприятия

С внедрением автоматизации в деятельность предприятия возникла необходимость согласования деятельности машины и человека. Ведь в отличие от человека, машина не может отходить от строго заданных алгоритмов работы. Именно для этого и необходимо описание бизнес-процессов - дать описание последовательных действий работников для определения оптимальной последовательности прохождения процесса работы с выведением определенного алгоритма работы. Таким образом, описанные бизнес-процессы приводят к Регламентации деятельности предприятия, так как частичная или полная автоматизация требует четких регламентов работы сотрудников.

На практике одна из причин неудач при автоматизации учета состоит именно в несогласованности действий между структурами предприятия. Когда в бизнес-процессе участвуют люди, то эти несогласованности не так заметны, так как человек может “обходить” определенные процедуры. Машина же не может, она должна выполнять четкий алгоритм, поэтому когда происходит сбой в поступлении определенной информации, в определенное время, мы не получаем тот результат, который ожидали.

Необходимо помнить, что перед менеджментом компании не всегда стоит одна цель - получить максимальную прибыль, но и цели другого порядка более “одухотворенные”. Это качество продукта, качество обслуживания, дружный коллектив и прочее. Поэтому описанные бизнес-процессы ценны благодаря многим факторам:

• Цельная картина процессов, где видны все огрехи.
• Фактический функционал сотрудников.
• Наличие “узких” мест.
• Дубляжи в функциях и циклы.

Эти данные можно использовать для оптимизаций, перераспределения функционала, формирования KPI, формирования потребности в инвестициях, и прочее. Описанные бизнес-процессы позволяют подняться над ситуацией и тем самым помочь в ее решении.

Почему бизнес-процессы необходимо описывать?

Не описанный бизнес-процесс как бы “не существует”. Пока вы не сделали описание процесса (будь то процесс поставки товара, перемещения между складами и т.д.)  - вы его не видите и он не имеет четкой структуры, он находится в постоянных изменениях и корректировках тех работников, которые в нём задействованы. И это будет до тех пор, пока вы его не опишите. Пока не установите четкие формы и затем зарегламентируете четкий порядок прохождения данного процесса.

Хотелось бы отметить, что описание процесса любого уровня от калькулирования продукта до его продажи - это не оторванное от жизни действие, а как раз взятое из жизни и улучшенное. То есть описание любого бизнес-процесса требует активного участия всех, кто в нём задействован. Зачастую уже на стадии только описания устраняются самые большие сбои данного процесса. Впоследствии, когда бизнес-процесс описан и имеет графическое представление, визуальное представление облегчит анализ и его дальнейшую оптимизацию.

Подход к описанию бизнес-процессов предприятия

В описании любого процесса на предприятии учитывают следующие компоненты:

• Результат. Любой бизнес-процесс не может длится вечно и на выходе он должен иметь вполне понятный результат. Поэтому при описании избирается оптимальный путь прохождения процесса, чтобы процесс не стал бесконечным или не попал в цикл. 
• Точность и полнота. Так как в описании любого бизнес-процесса присутствует графика, то все подпроцессы описываются точно и сжато, дабы не перегружать визуальное восприятие. В то же время не допускаются пропуски в описании процессов - все работники и операции, которые непосредственно задействованы в описываемом процессе, обязательно должны быть отражены. Именно поэтому написание бизнес-процессов предприятия есть работа творческая, так как заставляет балансировать и искать оптимальный вариант представления.
• Понятность. Исходя из первых двух пунктов вытекает третий - понятность. При описании бизнес-процессов используется понятная всем участникам процесса риторика и набор терминов и сокращений. Независимо от конечного формата описания процессов, будь то запись в блокноте или громоздкая схема в нотации IDEF0 - менеджмент, который в дальнейшем будет использовать записи, сможет без дополнительных разъяснений всё понять. 

Имея на предприятии описанные бизнес-процессы вы сможете более грамотно управлять, как трудовыми, так и материальными ресурсами предприятия. Также их наличие значительно сократит и облегчит автоматизацию любого участка деятельности.

На практике, описание бизнес-процессов сводится к четырем основным этапам: сбор информации, интерпретирование в графику, анализ актуальности построенной модели, работа с изменениями (в том числе оптимизацией).

• Сбор информации происходит путем интервьюирования сотрудников, сбора данных учетных систем, анализа работы в действующих системах предприятия, которые впоследствии интегрируются в единый информационный блок.
• Интерпретирование в графику или разработка графического представления бизнес-процесса - основной этап описания, в начале которого проводится анализ и сопоставление показаний из разных источников, затем выбирается оптимальная модель представления и разрабатывается конечная схема бизнес-процесса с указанием взаимосвязей, привлекаемых ресурсов и задействованных механизмов.
• Анализ актуальности построенной модели бизнес-процесса является обязательным этапом, так как возвращает всех участников процесса к началу описания и дает внести коррективы, которые “на словах” были не так очевидны, как в структурированном виде. На выходе из этапа появляется точное и актуальное описание бизнес-процесса предприятия. 
• Работа с изменениями - неотъемлемая функция сотрудников предприятия, которая приходит с появлением описанных бизнес-процессов. В описании любого процесса нет финальной версии - каждый процесс должен регулярно пересматриваться на предмет актуальности существующим условиям. 

Стабильность прохождения процессов согласно описанным алгоритмам достигается путем точного распределения ответственности и регулярного контроля. Инструменты для реализации таких функций подбираются согласно потребности предприятия и менеджмента. Для небольших предприятий уместно использование онлайн документов, Google задач и Битрикс24, для крупных - уместнее 1С:Документооборот, который был бы интегрирован  с системой учета. Но, несмотря на кажущуюся разницу в масштабе инструментов, каждое предприятие требует тщательного подбора такого инструментария.